Lavorare organizzati con l’agenda giusta

Chi, come me, ha un carattere istintivo lo sa: non è facile mantenere un livello di organizzazione ottimale. La mia massima aspirazione è rendere casa mia una copia esatta di quella di Alejandra, la youtuber più ordinata sulla faccia della terra: non c’è pertugio nel suo appartamento che non sia studiato, progettato e realizzato con uno scopo ben preciso. Io, invece, sono schizofrenica: ci sono momenti in cui nel mio studio sembra sia esplosa una bomba, altri in cui regna la pace persino nel portapenne, tra i post-it e nei cassetti. L’algoritmo che determina quanto debba essere strutturato il mio spazio di lavoro lo imposta in automatico quello che io chiamo “livello di #basta“: se mi rendo conto che sto creando caos nei miei pensieri, per prima cosa devo sistemare l’ambiente in cui sono costretta a pensare. Solo così tutto il resto può seguire.

Su una cosa, però, sono davvero maniacale: l’organizzazione dell’agenda.

Qualunque lavoro richieda un minimo di pianificazione si basa su questo strumento: l’agenda scandisce il ritmo delle giornate.
Se puoi farne a meno, m’inchino a tanta memoria; io invece ho i cluster bruciati da un pezzo e senza un piano d’azione non posso pensare di progettare nemmeno un fine settimana. Mi viene l’ansia.

Ne consegue che la mia fissazione più dispendiosa (ma anche la più appagante) è quella che riguarda il mondo dei millemila planner in commercio ad oggi.

Quali tipi di agenda posso scegliere?

  • Classiche ad anelli: le migliori restano le Filofax, ma ne esistono di ottime anche su altri brand: Piquadro (un po’ seriose a mio parere), Paperchase, Collins e, per le ragazze, Kikki K, marca svedese che sta spopolando per via di un curatissimo design minimale in stile scandinavo. Purtroppo non hanno ancora aperto punti vendita in Italia: se così fosse, sarei sul lastrico.
  • Rilegate: sono le più diffuse, quelle che ricordano tanto la Smemoranda del liceo. Ce ne sono però davvero di raffinate. Ad esempio, quelle di Paperblanks, che sembrano libri; le “365 di…” presto disponibili nell’edizione 2017 sul blog Zelda was a writer di Camilla Ronzullo (se ti piace lo stile). In questa sezione sono comprese le Moleskine, un classico di cui difficilmente, una volta assuefatti, si può fare a meno. Per chi ama il bullet journal, da quest’anno anche Tiger ha contribuito con meravigliosi quaderni puntinati a un prezzo davvero ridicolo. Facci un salto!
  • Insplagenda: questa merita un paragrafo a parte. L’idea proviene da quella loca di Veronica Benini, meglio conosciuta come Spora, ex architetto in carriera a Parigi, founder di Stiletto Academy e donna che una ne pensa e cento ne fa. Sul sito di Stiletto sono disponibili in prevendita i nuovi modelli: INSPLA classica, INSPLA Webbiz e INSPLA Mommy, che contiene una sezione salvavita dedicata a marito e figli. Nella foto che segue questa lista puoi vedere la versione Webbiz 2016.
  • Desk: sono quelle formato maxi, rilegate come un blocco note sul lato alto, con le pagine da strappare una volta completata la giornata. Sono pensate per restare sulla scrivania, alla portata di chiamate urgenti e impegni da appuntare al volo.
  • Midori: qui non c’è gara, ne sa di più Mae.

agenda-a5-open-insplagenda-min

La scelta non deve ricadere solo su ciò che più ti piace: il tuo planner deve essere prima di tutto utile e non deve impegnare i tuoi spazi più del dovuto, altrimenti non funziona e sarai costretto a cambiarlo nel corso dell’anno. Io, ad esempio, ero partita con una bellissima Filofax A5, pensando di riuscire a trasportarla in borsa, insieme al pc, ai cavetti, al caricabatterie e all’astuccio portapenne. Con il tempo mi sono accorta che non era fattibile, e sono passata al formato personal. Siccome sono malata di agendite e adoro il verde acido, l’ho presa identica a quella grande, che ho destinato agli impegni di casa. Non sono pentita, ma solo perché sono compulsiva: a meno che il grado di malattia non sia simile al mio, te lo sconsiglio.

Come si fa a mantenere una buona organizzazione sul lavoro?

agende-bullet-journal-minEcco i miei suggerimenti:

  • scegli un’agenda che si adatti ai tuoi impegni. Inutile prendere una pocket per averla sempre con te e non riuscire mai a farci stare tutto;
  • crea una to-do list mensile di task che devi assolutamente concludere: ti aiuterà a gestire i tuoi progetti più complessi;
  • rendi bello il tuo planner: più ti sembrerà divertente, più il lunedì perderà potere su di te;
  • ricorda di spostare le task che non sei riuscito a completare: ti sembrerà strano, ma spesso capiterà che, pur di non vederle sulla pagina successiva, ti deciderai a finirle e a togliertele di torno.
  • Usa il color coding per diversificare gli impegni: avrai il quadro della situazione sotto controllo a colpo d’occhio.

Se proprio la carta ti impedisce di sentirti a tuo agio, non preoccuparti: ci sono diverse applicazioni che possono aiutarti a gestire i tuoi impegni, anche tracciando il tempo che impieghi per completarli.

Ma questa è un’altra storia, e sarà raccontata un’altra volta…

Buona pianificazione!

2 thoughts on “Lavorare organizzati con l’agenda giusta

  • Reply Paola 9 February 2017 at 23:00

    Anche io sono malata di agendite! In una cover A5 stile Kikki ho messo agenda settimanale, to do list, bullet journal per il blog, oltre a vari appunti di lavoro. Bellissima, anche se bella pesante, ma in una personal non avrei abbastanza spazio per scrivere!
    Paola pubblicati di recente…Fish & chipsMy Profile

    • Reply erikamuscarella 11 February 2017 at 20:12

      Ciao Paola! Grazie per essere passata di qui 🙂
      La Kikki resta tra i top, anche se io ho preferito Filofax perché ho sempre troppa fretta e non avrei saputo aspettare un pacco dall’Australia!
      Anche io per il lavoro ho una A5… ma a volte sento il bisogno di fare un downgrade, e di solito coincide sempre con i dolori alla spalla: sono freelance, porto tutto l’ufficio con me! 🙂
      erikamuscarella pubblicati di recente…PERCHÉ SANREMO È SANREMO? QUESTIONE DI FEELINGMy Profile

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